Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO

Vertrag

zwischen dem/der

…………………………………………

Verantwortlicher -

-nachstehend Auftraggeber genannt-

und dem/der

……………………………………………

Auftragsverarbeiter -

-nachstehend Auftragnehmer genannt-

Gegenstand und Dauer des Vertrags

Gegenstand

☐	Der Gegenstand des Vertrags ergibt sich aus der Leistungsvereinbarung/Auftrag/Protokoll ……………. vom ………………. auf die/den/das hier verwiesen wird (im folgenden Leistungsvereinbarung).

oder

☐	Der Gegenstand des Vertrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragnehmer: ……………. (Beschreibung der Aufgabe)

Dauer

☐	Die Dauer dieses Vertrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung

☐	Der Vertrag beinhaltet eine einmalige Ausführung.

oder

☐	Die Dauer dieses Vertrags (Laufzeit) ist befristet bis zum ………………………

oder

☐	Der Vertrag wird für unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von ……………. zum ………………. gekündigt werden. Die Möglichkeit zur fristlosen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

Der Vertrag gilt unbeschadet des vorstehenden Absatzes so lange, wie der Auftragnehmer personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet (inkl. Backups).

Soweit sich aus anderen Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer anderweitige Abreden zum Schutz personenbezogener Daten ergeben, soll dieser Vertrag zu Auftragsverarbeitung vorrangig gelten, es sei denn die Parteien vereinbaren ausdrücklich etwas anderes.

Konkretisierung des Vertragsinhalts

Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

☐	Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in der Leistungsvereinbarung vom …………….

oder

☐	Nähere Beschreibung des Vertragsgegenstandes im Hinblick auf Art und Zweck der Aufgabe des Auftragnehmers: …………………………

Art der Daten

☐	Die Art der verwendeten personenbezogenen Daten ist in der Leistungsvereinbarung konkret beschrieben unter: ………………………….

oder

☐	Gegenstand der Vereinbarung personenbezogener Daten sind folgende Dartenarten/-kategorien

☐ Personenstammdaten

☐ Kommunikationsdaten (z. B. Telefon, E-Mail)

☐ Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)

☐ Kundenhistorie

☐ Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten

☐ Planungs- und Steuerungsdaten

☐ Gesundheitsdaten

☐ ……………………………………….

☐ ……………………………………….

☐ ……………………………………….

Kategorien betroffener Personen

☐	Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen sind in der Leistungsvereinbarung konkret beschrieben unter: ………………………….

oder

☐	Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

☐ Kunden

☐ Interessenten

☐ Beschäftigte

☐ Lieferanten

☐ Ansprechpartner/innen

☐ ……………………………………….

☐ ……………………………………….

☐ ……………………………………….

Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer ergreift in seinem Verantwortungsbereich alle erforderlichen technisch-organisatorische Maßnahmen gem. Art. 32 DS-GVO zum Schutz der personenbezogenen Daten und übergibt dem Auftraggeber die Dokumentation zur Prüfung (Anlage 1). Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werde die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Vertrags.

Soweit die Prüfung/ ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer zukünftig gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Über wesentliche Änderungen, die durch den Auftragnehmer zu dokumentieren sind, ist der Auftraggeber unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

Rechte von betroffenen Personen

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in seinem Verantwortungsbereich und soweit möglich mittels geeigneter technisch-organisatorischer Maßnahmen bei der Beantwortung und Umsetzung von Anträgen betroffener Personen hinsichtlich ihrer Datenschutzrechte. Es darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern, nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers beauskunften, portieren, berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

Soweit von Leistungsumfang umfasst, sin die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung sowie Datenportabilität nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat, zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Vertrages, eigene gesetzliche Pflichten gemäß der DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3, S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die berechtigterweise Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten, einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtend sind.

Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Vertrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten, einem anderen Anspruch oder einem Informationsersuchen im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 8 dieses Vertrags.

Der Auftragnehmer meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber in der Weise, dass der Auftraggeber seinen gesetzlichen Pflichten, insbesondere nach Artt. 3. 33, 34 DS-GVO nachkommen kann. Er fertigt über den gesamten Vorgang eine Dokumentation an , die er dem Auftraggeber für weitere Maßnahmen zur Verfügung stellt.

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in seinem Verantwortungsbereich und soweit möglich im Rahmen bestehender Informationspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen und stellt ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung.

Soweit der Auftraggeber zur Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung verpflichtet ist, unterstützt ihn der Auftragnehmer unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen. Gleiches gilt für eine etwaig bestehende Pflicht zur Konsultation der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Dieser Vertrag entbindet den Auftragnehmer nicht von der Einhaltung anderer Vorgaben der DS-GVO.

Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer in Anspruch nimmt, z. B. Telekommunikationsleistungen, Post- / Transportdienstleistungen, Reinigungsleistungen oder Bewachungsdienstleistungen. Wartungs- und Prüfleistungen stellen dann ein Unterauftragsverhältnis dar, wenn sie für IT-Systeme erbracht werden, die im Zusammenhang mit einer Leistung des Auftragnehmers nach diesem Vertrag erbracht werden. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.

☐ Eine Unterbeauftragung ist unzulässig.

☐ Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in Anhang 2 bezeichneten Unterauftragnehmer unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2 -4 DS-GVO mit dem Unteraufnehmer zu.

Die Vertragliche Vereinbarung wird dem Auftraggeber auf dessen Verlangen vorgelegt, wobei geschäftliche Klauseln ohne datenschutzrechtlichen Bezug hiervon ausgenommen sind.

☐ Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder

☐ der Wechsel der gemäß Anhang 2 bestehenden Unterauftragnehmer sind zulässig, soweit:

der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber in einer angemessenen Zeit, die 14 Tage nicht unterschreiten darf, vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und

der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und

eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2- 4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet. Die Einhaltung und Umsetzung der technisch-organisatorischen Maßnahmen beim Unterauftragsnehmer wird unter Berücksichtigung des Risikos beim Unterauftragnehmer vorab der Verarbeitung personenbezogener Daten und sodann regelmäßig durch den Auftragnehmer kontrolliert. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Kontrollergebnisses auf Anfrage zur Verfügung. Der Auftragnehmer stellt ferner sicher, dass der Auftraggeber seine Rechte aus dieser Vereinbarung (insbesondere seine Kontrollrechte) auch direkt gegenüber den Unterauftragnehmern wahrnehmen kann.

Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/ des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer

☐ ist nicht gestattet;

☐ bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftraggebers (mind. Textform);

☐ bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mind. Textform).

Sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

Internationale Transfers

Jede Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation bedarf einer dokumentierten Weisung des Auftraggebers und bedarf der Einhaltung der Vorgaben zur Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer nach Kapitel V der DS-GVO.

☐ Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.

☐ Der Auftraggeber gestattet eine Datenübermittlung in ein Drittland. In der Anlage 2 werden die Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus aus Art. 44 ff. DS-GVO im Rahmen der Unterbeauftragung spezifiziert.

Soweit der Auftraggeber eine Datenübermittlung an Dritte in ein Drittland anweist, ist er für die Einhaltung von Kapitel V der DS-GVO verantwortlich.

Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb während der üblichen Geschäftszeiten zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anordnung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis der technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der besonderen Anforderungen es Datenschutzes allgemein sowie solche, die den Auftrag betreffen, kann erfolgen durch

☐ die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO

☐ die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO;

☐ aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);

☐ eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z. B. nach BSI-Grundschutz).

Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten nur auf Basis dokumentierter Weisungen des Auftraggebers, es sein denn er ist nach dem Recht des Mitgliedstaats oder nach Unionsrecht zu einer Verarbeitung verpflichtet. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform). Die anfänglichen Weisungen des Auftraggebers werden durch diesen Vertrag festgelegt.

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wurde.

Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbaren Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens aber mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinem Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i. S. d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

, den	, den
Ort	Datum	Ort	Datum

____________

-Auftraggeber -	- Auftragnehmer –

Anlage I

Technisch-organisatorische Maßnahmen

Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen.

Soweit einschlägig,

Beschreibung von Maßnahmen der Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten

Beschreibung von Maßnahmen zur Gewährleistung einer kontinuierlichen Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung

Beschreibung von Maßnahmen zur Gewährleistung der Verfügbarkeit personenbezogener Daten und des raschen Zugangs zu Daten im Falle eines physischen oder technischen Zwischenfalls

Beschreibung von Maßnahmen zur Gewährleistung eines Verfahrens zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung

Beschreibung von Maßnahmen zur Identifizierung und Authentifizierung von Nutzern

Beschreibung von Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übertragung

Beschreibung von Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei ihrer Speicherung

Beschreibung von Maßnahmen zur Gewährleistung einer physischen Sicherheit von Orten, an denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

Beschreibung von Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Heim- oder Telearbeit

Beschreibung von Anforderungen an die Ereignisprotokollierung (z. B. bei der Nutzerauthentifizierung oder der Dateneingabe, -veränderung oder -löschung

Beschreibung technisch-organisatorischer Maßnahmen im Rahmen der Unterstützungspflichten des Auftragnehmers (z. B. bei den Betroffenenrechten)

Anlage II

Genehmigte Unterauftragsverhältnisse

Firma – Unterauftragnehmer	Anschrift – Land	Leistung	Angaben zu geeigneten Garantien bei Datenübermittlungen in ein Drittland